PRIVACY POLICY HORECA VLAANDEREN
BEKNOPTE VERSIE
Uw persoonsgegevens worden verwerkt door Horeca Vlaanderen, Anspachlaan 111, 1000 Brussel, info@horeca.be , 02/213.40.10 voor ledenbeheer en organisatie van activiteiten op basis van de contractuele relatie als gevolg van uw inschrijving en om u op de hoogte te houden van onze activiteiten (direct marketing) op basis van ons gerechtvaardigd belang om …(doel of missie vereniging).
Indien u niet wil dat wij uw gegevens verwerken met het oog op direct marketing, volstaat het ons dat mee te delen op (privacy@horeca.be ).
Via dat adres kan u ook altijd vragen welke gegevens wij over u verwerken en ze verbeteren of laten wissen, of ze vragen over te dragen.
Vooraf
HVL hecht erg veel belang aan uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring geeft HVL heldere en transparante info over de gegevens die HVL verzamelt en hoe HVL daarmee omgaat.
HVL houdt zich steeds aan de toepasselijke wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (General Data Protection Regulation, hierna GDPR), de privacywet, de wet ter bescherming van de privacy, persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, de telecommunicatiewet, en overige privacyregelgeving. Dat houdt in dat HVL
- persoonsgegevens steeds verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, zoals beschreven in deze Privacy verklaring;
- zich beperkt tot het verwerken van de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- uw uitdrukkelijke toestemming vraagt voor de verwerking van persoonsgegevens in de gevallen waarin zulks vereist is.
- uw rechten respecteren om inzage te krijgen in de u betreffende persoonsgegevens of om deze gegevens te corrigeren, beperken of verwijderen
- verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt
- vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens
- passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt of wanneer HVL daartoe wettelijk verplicht is
- passende technische en organisatorische maatregelen eisen van de derden die namens HVL gegevens verwerken
- op de hoogte is van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop wil wijzen en deze respecteren.
Hoe kan u Horeca Vlaanderen bereiken?
HVL is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacyverklaring vragen heeft over uw persoonsgegevens of contact wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
Deze website is eigendom van
Federatie van de Hotel-, Restaurant-, Caféhouders en Aanverwanten van Vlaanderen
(Hierna HVL)
Anspachlaan 111
1000 Brussel
Ond.nr. 0416.456.929
02/213.40.10
info@horeca.be
Hoewel daartoe niet verplicht, heeft Horeca Vlaanderen ervoor gekozen om een Functionaris voor Gegevensbescherming (Data Protection Officer, hierna DPO) aan te stellen. De DPO is verantwoordelijk met het databeschermingsbeleid binnen HVL en behandelt alle aanvragen in het kader van de GDPR. Deze Data Protection Officer kan u bereiken op bovenstaande gegevens of rechtstreeks via:
privacy@horeca.be
02/213.40.10
Waarom verwerkt HVL uw persoonsgegevens?
HVL verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- om een (financiële) administratie te voeren (wettelijke plicht)
- om u verscheidene diensten te kunnen leveren (uitvoeren overeenkomst)
- om u opleidingen aan te bieden (uitvoeren overeenkomst)
- om uw belangen te behartigen (wettelijke plicht)
- om namens u te lobbyen bij diverse overheden (wettelijke plicht)
- om u juridische informatie op maat te bieden (uitvoeren overeenkomst)
- om u op de hoogte te houden van netwerkopportuniteiten (gerechtvaardigd belang)
- om subsidiëring te bekomen (wettelijke verplichting)
- om u te laten genieten van de voordelen van onze partners (uitvoering overeenkomst)
- om u relevante e-mails en post, nieuwsbrieven, gebruikersinformatie, serviceberichten, of andere elektronische boodschappen te kunnen sturen (gerechtvaardigd belang)
- voor marketingdoeleinden om u gericht te kunnen informeren over relevante producten en/of diensten en nieuwe aanbiedingen van HVL en verbonden VZW’s maar ook derden, waarin u vermoedelijk interesse zou hebben (gerechtvaardigd belang)
- voor verdere marketingdoeleinden waarbij de gegevens aan bedrijven en/of derden kunnen worden doorgegeven zodat zij interessante en relevante product- en/of dienstaanbiedingen aan u kunnen richten (gerechtvaardigd belang)
- om aan haar wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen (wettelijke plicht)
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en deze vervolgens opslagen, verzamelen en verwerken
- Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
- Professionele gegevens: statuut, functie
- Ondernemings- en financiële gegevens: rechtsvorm, maatschappelijke naam, zetel, ondernemingsnummer, belangrijkheidscode RSZ
- Persoonlijke kenmerken: geslacht, taal
- Gerechtelijke gegevens: verkregen in het kader van de adviezen verstrekt door de juridische dienst
- Opleidingen: gevolgd binnen Horeca Academie
- Online-gegevens: IP-adres, type browser
- Beeldopnames: wanneer u deelneemt aan een activiteit van Horeca Vlaanderen of een opleiding volgt van Horeca Academie kunnen er foto’s of video’s worden gemaakt waarop u voorkomt
Die informatie verzamelt Horeca Vlaanderen via
- het contactformulier op de website
- het inschrijfformulier op de website
- het aansluitformulier op papier
- Google Analytics
- cookies
- e-mails die u aan HVL richt
HVL gebruikt deze gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.
Verstrekking aan derden
Wanneer dit past binnen de hoger vermelde doelen, kunnen de gegevens die HVL verzamelt en verwerkt, worden doorgegeven aan derden. HVL deelt uw gegevens met de volgende derden (verwerkers):
- Livits (CRM-systeem) voor de ledenadministratie
- Exact (boekhoudpakket) voor de boekhouding
- KBC (Financiële instelling) voor de boekhouding en terugbetalingen
- Mediatower/Elma voor het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
- Microsoft (Office) om met u te communiceren
- Lokale afdelingen/beroepsverenigingen van Horeca Vlaanderen en aanverwante VZWs
- Partners (zie www.horecavlaanderen.be/ledenvoordelen) om u te laten genieten van de ledenvoordelen
- Webhosting: voor het verzorgen van de internet omgeving
- Techne: voor het verzorgen van de IT-infrastructuur
- Horeca vorming voor het volgen van opleidingen
Vooraleer HVL uw gegevens verstrekt aan derden, wordt met hen steeds een verwerkersovereenkomst afgesloten. In deze verwerkersovereenkomst maken HVL afspraken en de verwerker de nodige afspraken over de beveiliging van uw persoonsgegevens. Zo garandeert HVL dat uw gegevens ook door deze derden enkel worden verwerkt met respect voor uw privacy.
Aan partijen waarmee geen verwerkersovereenkomst werd gesloten – zoals overheden of administraties – worden enkel gegevens verstrekt wanneer zulks wettelijk verplicht en toegestaan is.
Ten slotte kunnen uw gegevens ook met derden worden gedeeld, nadat u hiervoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven. U kan deze toestemming op elk moment weer intrekken. Deze intrekking geldt enkel voor het heden en doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
HVL verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Minderjarigen
HVL is een werkgeversfederatie voor ondernemers uit de horeca-sector. Aangezien enkel meerderjarigen wettelijk een onderneming kunnen starten, verwerkt HVL geen gegevens van minderjarigen van minder dan 16 jaar.
Mocht HVL uitzonderlijk toch gegevens van minderjarigen van minder dan 16 jaar verwerken, dan zal HVL daarvoor steeds de schriftelijke toestemming van de ouder of wettelijke vertegenwoordiger bekomen. Zonder deze toestemming zullen deze gegevens zo snel als redelijk mogelijk door HVL worden verwijderd.
Bewaartermijnen
HVL bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Voor de volgende gegevens gelden volgende bewaartermijnen:
- Persoonlijke identificatiegegevens: einde lidmaatschap + 5 jaar
- Professionele gegevens: einde lidmaatschap + 5 jaar
- ondernemings- en financiële gegevens: einde lidmaatschap + 7 jaar
- Persoonlijke kenmerken: einde lidmaatschap + 5 jaar
- Gerechtelijke gegevens: einde lidmaatschap + 5 jaar
- Opleiding: einde lidmaatschap + 2 jaar
- Online gegevens: 1 jaar
- Beeldopnamen: 5 jaar
Beveiliging van de gegevens
HVL nam passende technische en organisatorische maatregelen om de verwerkte persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Daarvoor nam Horeca Vlaanderen de volgende maatregelen:
- HVL voerde een risico-analyse gegevensbescherming uit
- HVL stelde een veiligheidsbeleid op
- Alle personen die namens HVL van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
- HVL hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op alle systemen
- HVL zorgt voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is
- HVL maakt regelmatig back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
- HVL test en evalueert de beschermingsmaatregelen op regelmatige basis.
- De medewerkers van HVL worden geregeld opgeleid en bewust gemaakt van het belang van de bescherming van persoonsgegevens en de geheimhoudingsplicht
- HVL stelde een DPO toen, hoewel zij daartoe niet wettelijk verplicht was
- HVL stelt met al haar verwerkers een verwerkersovereenkomst op en eist van hen waarborgen omtrent gegevensbescherming
- HVL heeft een Veiligheidsincident- en datalekmanagement
Uw rechten
Naast een recht op informatie, heeft u ten allen tijde het recht om uw persoonsgegevens die HVL verwerkt in te zien, te corrigeren, te laten beperken of te laten verwijderen. Een aanvraag daarvoor kan u richten aan onze DPO, waarvan de contactgegevens zijn opgenomen in dit document. Binnen de maand na het verzoek krijgt u van HVL uitsluitsel over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens en desgevallend inzage.
Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens gebeurt op grond van toestemming, heeft u ten allen tijde het recht om de gegeven toestemming weer in te trekken.
Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
Als de gegevens werden verwerkt op grond van uw toestemming of omwille van het uitvoeren van een overeenkomst én de gegevens worden automatisch verwerkt, dan heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.
Enkel aanvragen gericht aan de DPO of op het adres privacy@horeca.be zullen in aanmerking worden genomen. Om uw identiteit te controleren vraagt HVL u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen.
Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens gebeurt op grond van toestemming, heeft u ten allen tijde het recht om de gegeven toestemming weer in te trekken.
Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
Als de gegevens werden verwerkt op grond van uw toestemming of omwille van het uitvoeren van een overeenkomst én de gegevens worden automatisch verwerkt, dan heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.
Enkel aanvragen gericht aan de DPO of op het adres privacy@horeca.be zullen in aanmerking worden genomen. Om uw identiteit te controleren vraagt HVL u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan kan u rechtstreeks contact opnemen met de DPO van HVL.
Als u van oordeel bent dat gegevens onrechtmatig worden verwerkt, heeft u altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, die toezicht houdt op de bescherming van uw privacy.
Wijziging privacy statement
HVL kan zijn privacy statement ten allen tijde wijzigen. Dergelijke wijziging wordt ook steeds aangekondigd op onze website.
Deze privacy policy werd voor het laatst gewijzigd op 25 mei 2018.
